„Kurz nach dem Zuschlag kommt der Nachtrag“

Überblick

1. Kommunizieren Sie frühzeitig und proaktiv
2. Was Sie bei Pauschalverträgen beachten sollten
3. Regeln Sie Zusatzleistungen bereits im Bauvertrag
4. Formulieren Sie vertragliche Leistungen präzise
5. Führen Sie ein Bautagebuch

„Erst der Zuschlag, dann der Nachtrag“ – diese Redewendung scheint in der Baupraxis eher die Regel als die Ausnahme zu sein. Die Situation dürfte Ihnen nur zu gut bekannt sein: Sie haben einen Auftrag erhalten und es soll so schnell wie möglich angefangen werden zu bauen. Abgesehen von dringlichen Planungen, wie dem Materialeinkauf, der Einrichtung der Baustelle und der Beauftragung der Nachunternehmer, bleibt kaum Zeit für weitere Vorbereitungen.

Sie starten euphorisch und mit dem Ziel so schnell und so gut wie möglich zu bauen, aber nach wenigen Wochen oder gar Tagen kommt es zu den ersten Problemen mit den Unternehmen der einzelnen Gewerke. Ist und Soll weichen voneinander ab. Schwierigkeiten in der Koordination und Abwicklung des Bauablaufs machen sich bemerkbar und je weiter der Bauprozess voranschreitet, desto mehr Unstimmigkeiten tauchen auf. Diese Probleme sind zeitlicher oder materieller Natur. Also entweder lässt sich der Aufwand nicht in der vorgegebenen Zeit schaffen oder es sollen teurere Materialien verbaut werden als geplant. Der Arbeitnehmer möchte nun einen Nachtrag mit Ihnen verhandeln, was natürlich immer mit Mehrkosten für Sie einhergeht.

Zuerst sollten wir klären, was Nachträge überhaupt sind. Nachträge sind Vertragszusätze zum ursprünglichen Vertrag. Sie werden angesetzt, wenn nicht geplante Kosten entstehen und damit Forderungen neu verhandelt werden müssen. Diese Probleme, die oft sogar in einem Rechtsstreit und damit in einer hohen zeitlichen Belastung und hohen Kosten münden können, lassen sich vermeiden, wenn Sie diese fünf Tipps beachten:

1. Kommunizieren Sie frühzeitig und proaktiv

Der erste und wichtigste Punkt im Umgang mit Nachträgen ist die Sicherstellung, dass alle Nachunternehmer mit den für sie relevanten und wichtigen Informationen versorgt worden sind. Denn Nachträge entstehen, wenn Theorie und Praxis nicht übereinstimmen, also wenn günstiger kalkuliert worden ist, als dann später gebaut werden kann. Um eine möglichst genaue Kalkulation der Nachunternehmer im Bieterprozess zu gewährleisten, sollte darauf geachtet werden, dass allen Bietern die gleichen und aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Zum einen muss sichergestellt werden, dass Ihre Nachunternehmer gezielt zu neuen Dokumenten, beispielsweise gänderten Plänen, geführt werden. Über E-Mail Verteiler in “cc” kann dies nicht gewährleistet werden. Zum anderen sollten Fragen einzelner Nachunternehmer, sofern für alle relevant, auch an alle Bieter des jeweiligen Gewerkes anonym geteilt werden. Oft lassen sich dadurch Kalkulationsfehler proaktiv verhindern und am Ende sinkt die Zahl der Nachträge. Moderne Lösungen wie Cosuno bieten diese Funktionen an und helfen somit proaktiv und fair in den Bauprozess zu starten.

Ein weiterer Aspekt, den es nach der Vergabe zu beachten gilt, ist, dass viele Auftragnehmer Sie als Auftraggeber nicht verärgern wollen und deshalb oft nicht sofort sagen, dass es zu Mehrkosten kommen wird. Oft erfährt der Auftraggeber sehr spät von der Zusatzleistung, häufig sogar erst, wenn das ganze Bauprojekt vorbei ist und die Schlussrechnung kommt. In diesem Fall sind Rechtsstreitigkeiten nicht mehr zu vermeiden. Sie werden vor vollendete Tatsachen gestellt, an denen Sie nichts mehr ändern können, weil alle zusätzlichen Bauleistungen bereits erbracht wurden. Schaffen Sie also eine Atmosphäre, in der alle frühzeitig, offen und fair miteinander kommunizieren können. Es ist schließlich im Interesse aller Baubeteiligten das Projekt zu den bestmöglichen Konditionen fertigzustellen.

2. Was Sie bei Pauschalverträgen beachten sollten

Sie haben einen Pauschalvertrag mit Ihren Auftragnehmern abgeschlossen, aber nun entstehen unerwartet Probleme und diese wollen einen Nachtrag verhandeln. Viele Auftraggeber lehnen Nachträge mit der Begründung ab, dass es bei Pauschalverträgen keine Nachträge gibt, da alles wie der Name schon sagt, pauschal im Vertrag vereinbart wurde.Das stimmt aber nicht ganz.

Die VOB/B erlaubt eine Anpassung der Vergütung in §2 II VOB/B:

„Die Vergütung wird nach den vertraglichen Einheitspreisen und den tatsächlich ausgeführten Leistungen berechnet, wenn keine andere Berechnungsart (z.B. durch Pauschalsumme, nach Stundenlohnsätzen, nach Selbstkosten) vereinbart ist.“

Demnach gelten die Regelungen von § 2 V und VI VOB/B auch für Pauschalverträge und folglich führt jede Änderung zu einem Nachtrag. Wichtig ist nur, dass die tatsächlich ausgeführte Leistung aufgrund der Anordnung des Auftraggebers von der beauftragten Leistung abweicht.

Zur Ihrer Information: §2 V und VI VOB/B sind ganz normale Regelungen für Nachträge bei vom Auftraggeber angeordnete Änderungen oder Zusatzleistungen.

„Werden durch Änderung des Bauentwurfs oder andere Anordnungen des Auftraggebers die Grundlagen des Preises für eine im Vertrag vorgesehene Leistung geändert, so ist ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren. Die Vereinbarung soll vor der Ausführung getroffen werden.“  – §2 V VOB/B

‍„Wird eine im Vertrag nicht vorgesehene Leistung gefordert, so hat der Auftragnehmer Anspruch auf besondere Vergütung. Er muss jedoch den Anspruch dem Auftraggeber ankündigen, bevor er mit der Ausführung der Leistung beginnt.“  – §2 VI VOB/B

Wenn Sie als Auftraggeber also Änderungen vornehmen und Leistungen, die nicht konkret im Vertrag vereinbart wurden, von Ihrem Arbeitnehmer fordern, dann kann es auch bei Pauschalverträgen zu Nachträgen kommen.

3. Regeln Sie Zusatzleistungen bereits im Bauvertrag

Um sich nicht während des Bauprozesses oder danach mit Nachtragsvergütungen rumstreiten zu müssen, sollten Sie bereits im Bauvertrag Regelungen dazu treffen. So weiß jede Partei, bei welchen zusätzlichen Leistungen welche Kosten auf sie zukommen.

Sollte es dennoch zu Problemen kommen, sollten Sie wissen, dass wenn Sie nicht Ihren vertraglich vereinbarten Pflichten nachkommen, der Auftragnehmer eine vertragliche Grundlage hat, auf der er eine Behinderungsanzeige nach §6 VOB gegen Sie einleiten kann.

4. Formulieren Sie vertragliche Leistungen präzise

Je präziser die Leistungen formuliert werden, desto einfacher ist es nachzuweisen, ob eine Zusatzleistung vorliegt oder nicht. Eine vertragliche Leistung kann sehr vage beschrieben werden, wie beispielsweise “ein schlüsselfertiges Wohnhaus” bauen. Was ist genau damit gemeint? Wie sollen die Sanitärelemente aussehen, gehören dazu eine Außenanlage und Anschlüsse an Abwasserkanäle? Je ungenauer die Leistungsbeschreibung ist, desto schwerer ist es letztendlich Mängel und fehlende Leistungen festzustellen. Achten Sie, zu Ihrem eigenen Schutz, auf eindeutige Formulierungen der geforderten Leistungen im Vertrag. Nutzen Sie in jedem Fall das persönliche Gespräch in der Verhandlung, um auf einen konkreten gemeinsamen Nenner zu kommen. Damit lassen sich zukünftige Unklarheiten beseitigen.

5. Führen Sie ein Bautagebuch

Nachträge sind ein sensibles Thema und jeder verfährt damit anders. Es gibt Arbeitnehmer, die einen Nachtrag stellen und dann gibt es wieder andere, die es nicht tun wollen, dies kann ganz verschiedene Gründe haben. Für den Fall der Fälle sollten Sie alle Bauaktivitäten dokumentieren, um bei den Nachverhandlungen alle notwendigen Fakten beisammen zu haben.

Dazu können Sie einen Bauablaufplan erstellen und ein Bautagebuch führen, das Sie immer wieder aktualisieren sollten. Der Bauablaufplan wird vor Baubeginn erstellt und dokumentiert alle Bauabläufe mit den vereinbarten Fristen. Bautagebücher werden häufig als lästig angesehen, aber zur Beweismittelführung sind sie von großem Nutzen für alle Beteiligten. Sie sollten folgendes beinhalten: Tagesbericht über die ausgeführten Arbeiten und Datum, Witterungselemente, Anzahl aller Arbeitskräfte und Gewerke, eingesetzte Materialien und Maschinen, entstandene Probleme, Anordnungen des Arbeitgebers, Planungsunterlagen, Fotodokumentation von Störungen und Unterschrift des Auftragnehmers. So haben Sie eine schriftliche Dokumentation mit zeitlicher Abfolge aller Bauaktivitäten und können sich, wenn nötig, darauf berufen.

Fazit

Kein Bauprojekt läuft von Baubeginn bis Ende perfekt. Es kann immer zu ungeplanten Ereignissen und Behinderungen kommen. Das einzige, worauf man Einfluss haben kann, und sollte, ist die offene und ehrliche Kommunikation zwischen den Beteiligten, um Probleme so schnell wie möglich zu lösen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Letztendlich müssen alle als Team agieren, denn nur so ist Erfolg in der Baubranche möglich. Setzen Sie also auf Lösungen statt auf Konflikte!