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Vorbemerkungen und Vertragsbedingungen Leistungsverzeichnis Wartung Kälte-, Klima- und Regelanlagen Projekt: Büro- und Geschäftshaus KALLE Neukölln Objekt: Karl-Marx-Straße 101, 12043 Berlin Auftraggeber: K101 GmbH & Co. KG 1. Gegenstand der Leistung Gegenstand der Ausschreibung ist die vollständige, fachgerechte und wiederkehrende Wartung, Inspektion und Funktionsprüfung der nachfolgend aufgeführten Kälte-, Klima- und Regelanlagen einschließlich aller erforderlichen Nebenleistungen. Ziel der Wartung ist insbesondere: • Sicherstellung eines störungsfreien und energieeffizienten Anlagenbetriebs, • Früherkennung von Verschleiß, Beschädigungen und Störungsursachen, • Vermeidung von Anlagenstillständen, • Vermeidung von Kältemittelverlusten, • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Betreiber- und Prüfpflichten im Zusammenhang mit dem Wartungsumfang, • Dokumentation des technischen Zustands der Anlagen. Die Wartungsarbeiten sind mindestens in Anlehnung an die jeweils gültige VDMA-Richtlinie 24186, die Herstellerangaben sowie die anerkannten Regeln der Technik durchzuführen. Der Auftragnehmer hat sich vor Angebotsabgabe über Art, Umfang, Standort und Zugänglichkeit der Anlagen zu informieren. Nachforderungen aufgrund erkennbarer örtlicher Gegebenheiten oder eines bei fachkundiger Prüfung erkennbaren Leistungsumfangs werden nicht anerkannt. 1. Anlagenverzeichnis Pos. Anlagen-Nr. Anlage / Fabrikat / Typ Kennzeichnung 1.01 1.001 GVAF 450 X XLN Turbocor 1 ELF02104 1.02 1.002 GVAF 450 X XLN Turbocor 2 ELF02105 1. Wartungsintervalle Je Anlage sind zwei vollständige Wartungen pro Kalenderjahr durchzuführen. Die Wartungen sind grundsätzlich in einem zeitlich sinnvollen Abstand von etwa sechs Monaten durchzuführen. Die konkreten Wartungstermine sind mindestens vier Wochen vor Ausführung mit dem Auftraggeber abzustimmen. Der Auftragnehmer ist für die eigenständige Terminüberwachung verantwortlich. Eine gesonderte Aufforderung des Auftraggebers zur Durchführung der turnusmäßigen Wartungen ist nicht erforderlich. Nicht rechtzeitig durchgeführte Wartungen sind unverzüglich und ohne zusätzliche Kosten nachzuholen. 1. Wartungsumfang Im Rahmen jeder Wartung sind sämtliche für einen sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb erforderlichen Kontrollen, Prüfungen und Wartungsarbeiten durchzuführen. Hierzu gehören insbesondere: • Sichtprüfung der gesamten Anlage auf Beschädigungen, Verschleiß, Korrosion und Undichtigkeiten, • Prüfung aller sicherheitsrelevanten Komponenten, • Prüfung der Verdichter und zugehörigen Komponenten, • Prüfung der Wärmeübertrager, • Prüfung der Ventilatoren und Antriebe, • Prüfung der Kältemittelführung, • Kontrolle der Betriebsdrücke und Betriebstemperaturen, • Kontrolle der Ölstände und betriebsrelevanten Betriebsstoffe, • Prüfung elektrischer Anschlüsse und Komponenten, • Kontrolle von Schützen, Relais, Sicherungen und Schutzorganen, • Prüfung der Steuerungs- und Regelungskomponenten, • Prüfung vorhandener Sensoren und Fühler, • Prüfung der Anlagenregelung und Sollwerte, • Prüfung der Stör- und Betriebsmeldungen, • Auslesen und Bewerten vorhandener Fehlerspeicher, • Funktionsprüfung der Gesamtanlage, • Prüfung auffälliger Betriebsgeräusche und Vibrationen, • Kontrolle der Befestigungen und mechanischen Verbindungen, • Kontrolle auf sichtbare Verschmutzungen und Beeinträchtigungen des Anlagenbetriebs, • Prüfung der Anlagen auf erkennbare energetische Fehlfunktionen, • abschließender Probebetrieb. Soweit aufgrund der konkreten Anlagenbauart weitere herstellerseitig vorgeschriebene Wartungsschritte erforderlich sind, sind diese ohne gesonderte Vergütung Bestandteil der Wartungsleistung. 1. Dichtigkeitsprüfung / F-Gase-Verordnung Die gesetzlich erforderlichen Dichtigkeitsprüfungen gemäß der jeweils gültigen F-Gase-Verordnung, derzeit Verordnung (EU) 2024/573, sind Bestandteil der ausgeschriebenen Wartungsleistung. Der Auftragnehmer hat eigenständig zu prüfen, welche gesetzlichen Prüfintervalle für die jeweiligen Anlagen gelten. Die Durchführung der Dichtigkeitsprüfung ist vollständig zu dokumentieren. Festgestellte Kältemittelverluste oder Hinweise auf Undichtigkeiten sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Soweit gesetzlich erforderlich, sind die entsprechenden Anlagen- bzw. Betreiberaufzeichnungen zu ergänzen und dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. 1. Wartungsmaterialien und Nebenleistungen Sämtliche üblichen für die Durchführung der Wartung erforderlichen Klein-, Hilfs- und Verbrauchsmaterialien sind in die Wartungspauschale einzurechnen. Hierzu gehören insbesondere: • Reinigungs- und Pflegemittel für kleinere wartungsbedingte Reinigungen, • Schmierstoffe in wartungsüblichem Umfang, • Kontakt- und Pflegemittel, • Kleinmaterial, • Befestigungsmaterial, • Dichtmittel in geringem Umfang, • Sicherungen und vergleichbare Kleinmaterialien bis zu einem Einzelwert von 25,00 € netto, • erforderliche Mess-, Prüf- und Diagnosemittel. Ein gesonderter Säuretester oder vergleichbare für die Diagnose erforderliche Prüfmittel dürfen nicht zusätzlich berechnet werden. Größere Ersatz- und Verschleißteile dürfen ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber berechnet werden. 1. Reinigungsarbeiten Wartungsbedingte kleinere Reinigungsarbeiten, die zur ordnungsgemäßen Prüfung, Wartung oder Funktionsfähigkeit der Anlage erforderlich sind, sind Bestandteil der Wartungspauschale. Hierzu gehören insbesondere das Entfernen leichter Verschmutzungen im Bereich der zu wartenden Komponenten sowie die Reinigung von für die Prüfung relevanten Bauteilen. Umfangreiche Anlagenreinigungen, die über den üblichen Wartungsumfang hinausgehen, sind vor Ausführung separat anzubieten und dürfen erst nach schriftlicher Beauftragung durchgeführt werden. 1. Wartungsprotokoll Für jede einzelne Anlage ist nach jeder Wartung ein vollständiges digitales Wartungsprotokoll zu erstellen. Das Protokoll muss mindestens enthalten: • Objekt, • Anlagenbezeichnung und Anlagennummer, • Datum und Uhrzeit der Wartung, • Name des ausführenden Servicetechnikers, • durchgeführte Prüf- und Wartungsarbeiten, • gemessene Betriebswerte, • durchgeführte Dichtigkeitsprüfung, • festgestellte Mängel, • festgestellter Verschleiß, • festgestellte Undichtigkeiten, • vorhandene oder ausgelesene Störmeldungen, • Bewertung des Anlagenzustands, • Einschätzung der Dringlichkeit festgestellter Mängel, • Handlungsempfehlungen, • verwendete oder ausgetauschte Materialien, • Fotodokumentation relevanter Mängel. Das Wartungsprotokoll ist spätestens innerhalb von fünf Werktagen nach Durchführung der Wartung digital an den Auftraggeber zu übermitteln. Die Wartungsleistung gilt erst nach vollständiger Vorlage des Wartungsprotokolls als erbracht. 1. Mängelklassifizierung Festgestellte Mängel sind durch den Auftragnehmer wie folgt zu klassifizieren: Kategorie A – akut: Mangel mit unmittelbarer Gefahr für Betriebssicherheit, Personen, Umwelt oder mit drohendem vollständigem Anlagenausfall. Kategorie B – dringend: Mangel, bei dem mittelfristig mit einer wesentlichen Beeinträchtigung oder einem Anlagenausfall gerechnet werden muss. Kategorie C – sonstiger Mangel: Mangel ohne unmittelbare Auswirkungen auf den sicheren Anlagenbetrieb. Mängel der Kategorie A sind dem Auftraggeber zusätzlich zum Wartungsprotokoll unmittelbar telefonisch und per E-Mail mitzuteilen. 1. Reparaturen Reparaturarbeiten sind grundsätzlich nicht Bestandteil der Wartungspauschale. Es dürfen jedoch keine kostenpflichtigen Reparaturarbeiten ohne vorherige schriftliche Beauftragung durch den Auftraggeber durchgeführt werden. Dies gilt auch für vermeintlich kleinere oder unmittelbar ausführbare Reparaturen. Der Auftragnehmer hat bei festgestelltem Reparaturbedarf zunächst folgende Angaben vorzulegen: • Beschreibung des Mangels, • Ursache, soweit feststellbar, • vorgeschlagene Reparaturmaßnahme, • Dringlichkeit, • voraussichtlicher Arbeitsaufwand, • Materialkosten, • Gesamtpreis bzw. belastbarer Kostenrahmen. Reparaturarbeiten dürfen erst nach schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber begonnen werden. Ausgenommen hiervon sind ausschließlich Maßnahmen zur unmittelbaren Gefahrenabwehr. Der Auftraggeber ist in diesen Fällen unverzüglich zu informieren. 1. Verrechnungssätze für Zusatzleistungen Für eventuell gesondert zu beauftragende Leistungen sind mit Angebotsabgabe verbindliche Verrechnungssätze anzugeben. Pos. Leistungsbeschreibung Einheit EP netto 11.01 Servicetechniker während regulärer Arbeitszeit Std. 11.02 Meister / Spezialtechniker Std. 11.03 Zuschlag außerhalb regulärer Arbeitszeit % 11.04 Zuschlag Sonn- und Feiertag % 11.05 An- und Abfahrt je Einsatz pauschal 11.06 Kilometerkosten, sofern nicht in Fahrtpauschale enthalten km 11.07 Rüstkosten pauschal Sämtliche Verrechnungssätze sind für die Vertragslaufzeit verbindlich anzugeben. Nicht im Angebot ausgewiesene Zuschläge, Fahrtkosten, Rüstkosten oder sonstige Nebenkosten gelten als mit den angebotenen Preisen abgegolten. 1. Fahrt- und Nebenkosten Wartung Sämtliche Fahrt-, Wege-, Rüst-, Park-, Werkzeug-, Messgeräte- und sonstigen Nebenkosten für die turnusmäßigen Wartungen sind vollständig in die Wartungspauschale einzurechnen. Eine zusätzliche Berechnung dieser Kosten im Zusammenhang mit den vereinbarten Regelwartungen ist ausgeschlossen. 1. Störungsannahme und Erreichbarkeit Der Auftragnehmer muss während der üblichen Geschäftszeiten eine zentrale Störungsannahme per Telefon und E-Mail gewährleisten. Störungsmeldungen sind innerhalb von maximal zwei Stunden nach Eingang qualifiziert zu bestätigen. Bei kritischen Störungen mit vollständigem Anlagenausfall oder erheblicher Beeinträchtigung des Gebäudebetriebs ist innerhalb von maximal vier Stunden nach Störungsmeldung eine technische Ersteinschätzung vorzunehmen. Der Bieter hat mit seinem Angebot zusätzlich anzugeben: • reguläre Servicezeiten, • Erreichbarkeit außerhalb der Servicezeiten, • durchschnittliche Reaktionszeit, • mögliche Vor-Ort-Reaktionszeit, • vorhandener Notdienst. • Fachpersonal Die Arbeiten dürfen ausschließlich durch entsprechend qualifiziertes Fachpersonal durchgeführt werden. Für Arbeiten an kältetechnischen Anlagen dürfen ausschließlich Mitarbeiter eingesetzt werden, die über die jeweils gesetzlich erforderlichen Sachkunde- und Zertifizierungsnachweise verfügen. Entsprechende Nachweise sind dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. 1. Ersatzteile Der Auftragnehmer hat bei Ersatzteilangeboten Hersteller, Typ, Artikelnummer, Menge und Einzelpreis anzugeben. Ersatzteile dürfen grundsätzlich erst nach schriftlicher Beauftragung bestellt oder eingebaut werden. Auf Verlangen des Auftraggebers sind ausgebaute Bauteile zur Prüfung vorzulegen. Ein Aufschlag auf Ersatzteilpreise ist im Angebot transparent anzugeben. 1. Abrechnung Die Wartungsleistungen dürfen erst nach vollständiger Durchführung des jeweiligen Wartungstermins und Vorlage der dazugehörigen vollständigen Wartungsprotokolle abgerechnet werden. Rechnungen müssen mindestens enthalten: • Objekt, • betroffene Anlage, • Leistungszeitraum, • Wartungsdatum, • Bezug zum Wartungsprotokoll, • Vertrags- bzw. Bestellnummer. Zusätzlich beauftragte Reparaturleistungen sind getrennt von den regulären Wartungsleistungen abzurechnen. 1. Preisbindung Die angebotenen Wartungspreise sind mindestens für 24 Monate ab Vertragsbeginn als Festpreise anzubieten. Preisänderungen nach Ablauf der Preisbindung bedürfen einer nachvollziehbaren schriftlichen Begründung. Automatische oder pauschale jährliche Preiserhöhungen ohne nachvollziehbare vertragliche Grundlage werden nicht akzeptiert. 1. Vertragslaufzeit und Kündigung Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt zunächst ein Jahr. Eine automatische Vertragsverlängerung soll nur erfolgen, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt wird. Der Auftraggeber erhält zusätzlich ein Sonderkündigungsrecht bei: • Veräußerung des Objektes, • Betreiberwechsel, • Stilllegung oder Austausch der Anlagen, • wesentlichen oder wiederholten Leistungsstörungen, • wiederholt nicht fristgerecht durchgeführten Wartungen, • wiederholt mangelhafter Dokumentation. • Gewährleistung für Reparaturleistungen Für im Rahmen gesondert beauftragter Reparaturen neu eingebaute Teile sowie die dazugehörige Werkleistung gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregelungen. Eine pauschale Verkürzung der gesetzlichen Gewährleistungsfristen wird nicht vereinbart. 1. Jahrespreis Wartung EP GP Pos. Leistung Menge Einheit netto netto Zwei Wartungen pro Jahr Anlage 1.001 GVAF 450 X XLN Turbocor 1, ELF02104, einschließlich sämtlicher beschriebenen 20.01 1 Jahrespauschale Wartungs-, Prüf- und Dokumentationsleistungen sowie gesetzlicher Dichtigkeitsprüfung Zwei Wartungen pro Jahr Anlage 1.002 GVAF 450 X XLN Turbocor 2, ELF02105, einschließlich sämtlicher beschriebenen 20.02 1 Jahrespauschale Wartungs-, Prüf- und Dokumentationsleistungen sowie gesetzlicher Dichtigkeitsprüfung 1. Preiszusammenstellung Leistung Betrag netto Jahreswartung Anlage 1.001 Leistung Betrag netto Jahreswartung Anlage 1.002 Gesamtsumme Wartung pro Jahr zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer Gesamtbetrag brutto 1. Angebotsangaben des Bieters Mit dem Angebot sind folgende Angaben bzw. Unterlagen einzureichen: • ausgefülltes Leistungsverzeichnis, • verbindlicher Jahreswartungspreis, • Verrechnungssätze für Zusatzleistungen, • Angaben zu Fahrt- und Nebenkosten, • Angaben zu Service- und Reaktionszeiten, • Beschreibung des vorhandenen Störungs- bzw. Notdienstes, • Nachweis der erforderlichen fachlichen Qualifikation, • Benennung eines festen Ansprechpartners für die Vertragslaufzeit, • Muster eines Wartungsprotokolls, • Angabe eventueller Abweichungen von diesem Leistungsverzeichnis. Nicht ausdrücklich im Angebot benannte Abweichungen gelten als nicht vereinbart. Mit Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass sämtliche zur ordnungsgemäßen Durchführung der ausgeschriebenen Wartungsleistungen erforderlichen Leistungen in den angebotenen Preisen berücksichtigt sind.

11 Verrechnungssätze für Zusatzleistungen

11.01 Servicetechniker reguläre Arbeitszeit Servicetechniker während regulärer Arbeitszeit. Verrechnungssatz netto je Stunde.

11.02 Meister / Spezialtechniker Meister / Spezialtechniker. Verrechnungssatz netto je Stunde.

11.03 Zuschlag außerhalb regulärer Arbeitszeit Zuschlag außerhalb regulärer Arbeitszeit. Prozentualen Zuschlag mit Angebotsabgabe verbindlich angeben.

11.04 Zuschlag Sonn- und Feiertag Zuschlag Sonn- und Feiertag. Prozentualen Zuschlag mit Angebotsabgabe verbindlich angeben.

11.05 An- und Abfahrt je Einsatz An- und Abfahrt je Einsatz, pauschal. Nicht ausgewiesene Fahrtkosten gelten als mit den angebotenen Preisen abgegolten.

11.06 Kilometerkosten Kilometerkosten, sofern nicht in der Fahrtpauschale enthalten.

11.07 Rüstkosten Rüstkosten, pauschal. Nicht ausgewiesene Rüstkosten gelten als mit den angebotenen Preisen abgegolten.

20 Jahrespreis Wartung

20.01 Jahreswartung Anlage 1.001 Zwei Wartungen pro Jahr Anlage 1.001, GVAF 450 X XLN Turbocor 1, ELF02104, einschließlich sämtlicher beschriebenen Wartungs-, Prüf- und Dokumentationsleistungen sowie gesetzlicher Dichtigkeitsprüfung. Originaleinheit im PDF: Jahrespauschale.

20.02 Jahreswartung Anlage 1.002 Zwei Wartungen pro Jahr Anlage 1.002, GVAF 450 X XLN Turbocor 2, ELF02105, einschließlich sämtlicher beschriebenen Wartungs-, Prüf- und Dokumentationsleistungen sowie gesetzlicher Dichtigkeitsprüfung. Originaleinheit im PDF: Jahrespauschale.